CDD

Secrétaire - assistant·e des élu·es

Posté le 15 novembre 2023 par EUROMETROPOLE DE STRASBOURG

Strasbourg, 67 - Bas-Rhin, Alsace

Voir toutes les offres du recruteur

Description du poste

Sous la responsabilité des élu·es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.

DÉTAIL DES ACTIVITÉS

Activités principales

Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents…) de l’élu·e.
Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour l’élu·e.
Suivre et diffuser le courrier de l’élu·e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu·e.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints et Vice-présidents, les secrétariats du DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu·e assure la fonction de président·e.
Tenir l’agenda de l’élu·e.
Correspondant moyens généraux.

Activités secondaires

Gérer les déplacements de l’élu·e.
Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu·e.
Gestion des fournitures de bureau, intendance.
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Profil du candidat

CAP/BEP à BAC dans le domaine du secrétariat/assistanat.
Expérience souhaitée en assistanat et/ou secrétariat.
Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
Maîtrise de l’organigramme de la collectivité.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Capacité d’analyse et de synthèse.
Capacité à prendre et rédiger des notes et des comptes rendus.
Capacité à mettre en forme divers documents écrits.
Capacité à rendre compte.
Capacité utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Elise, Airdélib).
Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités.
Capacité à organiser et planifier.
Capacité à accueillir et orienter.
Capacité d’adaptation.
Capacité à prendre des initiatives.
Capacité à gérer l'urgence.
Qualités relationnelles.
Savoir faire preuve de diplomatie.
Autonomie, rigueur et réactivité.
Sens de la confidentialité et discrétion.