ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Description du poste

Le réseau GEZIM situé en Alsace, Lorraine, Allemagne et Luxembourg accompagne depuis 50 ans, plus de 2000 personnes au quotidien, réparties dans près de 1000 entreprises.
Nos 25 agences sont à vos côtés pour vous trouver le poste qu'il vous faut.

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Notre objectif est de recruter les meilleurs professionnels avec toujours le même souci d'excellence, les mêmes valeurs d'innovation, d'écoute et de respect.

Venez nous rejoindre !

En tant que Assistant.e H/F, vous assurez le secrétariat du service, dans un climat de confiance, de confidentialité, et dans un esprit d'efficacité et de convivialité, tout en optimisant les différentes actions et en hiérarchisant les besoins..

Assistance au département

• Etablir et gérer dans SAP les Demandes d'Achat. Les convertir en commande et assurer leur transmission.

• Emettre des demandes de prestations (services généraux, informatique...)

• Valider les factures après accord des responsables de projets.

• Tenir à jour des tableaux de dépenses : des différents chantiers, restaurant d'entreprise.

• Assurer la préparation des classeurs. Organiser le classement pour garantir une exploitation efficace aux différents utilisateurs.

•  Gérer les badges d'accès sur le site pour les différents chantiers / entreprises.

•  Gérer les documents dans le Shared

Gestion des données

• Réceptionner le courrier, le trier, orienter les documents non nominatifs vers les personnes concernées et en assurer la distribution.

• Assurer la mise en forme et la frappe des courriers, notes, compte-rendus, présentations de réunions.

• En l'absence des responsables, noter les rendez-vous et messages et répondre aux questions courantes ou sait orienter les interlocuteurs vers les personnes.

Déplacements et réunions

• Préparer les déplacements, en France et à l'étranger, construire les itinéraires, commander la billetterie, en veillant à obtenir les meilleures conditions.

• Etablir le planning annuel des absences du service.

• Organiser les réunions (réservation d'hôtels, restaurants, prise en charge à l'aéroport, établissement du programme, réservation et mise en place des salles de réunion,…) et rédiger les compte-rendus de réunions de service.

Vous disposez d'une une première expérience dans l'assistanat idéalement dans le domaine du bâtiment.

Vous avez un niveau B2 en anglais et maitrisez la suite MS Office.

Egalement, vous avez une expérience réussie dans le domaine de la construction (BTP, immobilier).