Secrétaire de direction

Description du poste

Au sein des services de la Direction Générale, le ou la secrétaire de direction seconde l’Attachée de Direction dans toutes ses missions, contribuant ainsi au bon fonctionnement de la vie institutionnelle en général et de la gouvernance en particulier.

Ainsi vous aurez pour missions :

Secrétariat :
- Traiter le courrier y compris électronique (réception, enregistrement, diffusion, classement …) ;
- Gérer les appels téléphoniques (filtrage, prise de message, orientation…) ;
- Préparer les documents pour la gouvernance (mise en forme, relecture, suivi…);
- Traiter les factures du service (enregistrement, pièces …) ;
- Enregistrer et participer au suivi des différentes conventions relevant de la gouvernance ;

Vie institutionnelle :
- Actualiser les différentes listes et annuaires concernant la gouvernance.
- Rassembler l’information utile et participer au montage de dossiers selon les directives.
- Contribuer à toutes les étapes de l’organisation des réunions de gouvernance et autres évènementiels (convocation, dossiers, logistique, comptes rendus …)
- Archiver les différents procès-verbaux selon les règles.
- Aider à l’organisation des déplacements de la gouvernance.

Poste à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement congé maternité.

Profil du candidat

• BAC+2 type BTS Assistant Manager
• Outils bureautiques (Windows Office)
• Expérience sur un poste similaire appréciée
• Maîtrise de Teams